Términos de uso para afiliados
Adoptados por SINTRAEMSDES Subdirectiva Bogotá · Última actualización: 21 de octubre de 2026
Estos términos son para las afiliadas, los afiliados y cualquier persona que visite el sitio, escriba al bot de WhatsApp o participe en el foro. Si eres parte del equipo de la Subdirectiva y entras a la plataforma del personal con una credencial, lo tuyo está en los Términos de uso para colaboradores.
En resumen
- 🏛️ Estos servicios son una herramienta de apoyo a la actividad sindical. No reemplazan a la asamblea, los estatutos ni la atención presencial.
- 💬 Tu canal es el sitio web y el bot de WhatsApp. La plataforma del personal es del equipo de la Subdirectiva: ser afiliado no da acceso a ella.
- 🗳️ La votación por estos medios se abre cuando el sindicato convoca una jornada. Cuando la hay: un afiliado, un voto, por el canal que sea, y el voto es secreto.
- 🤖 Lo que responde la inteligencia artificial es orientativo. Frente a una duda seria, manda el texto oficial.
- ⚖️ Usar estos servicios con fraude o suplantación tiene consecuencias estatutarias y legales.
1. Objeto y aceptación
Estos términos regulan el uso que hacen las afiliadas, los afiliados y el público de los servicios digitales de SINTRAEMSDES Subdirectiva Bogotá: el sitio web informativo, el bot de WhatsApp, las votaciones y consultas que el sindicato convoque por estos medios y los espacios de participación, como el foro de la Red de Mujeres. El desarrollo y la operación técnica los provee Monova.Tech por encargo del sindicato.
Al usar cualquiera de estos servicios aceptas estas condiciones. Si no estás de acuerdo con ellas, puedes realizar tus trámites presencialmente en la sede del sindicato: nunca te obligaremos a usar medios digitales.
La plataforma del personal —el panel de funcionarios y el ERP con los que trabaja el equipo de la Subdirectiva— tiene sus propias condiciones, en los Términos de uso para colaboradores.
2. Fundamento
Estos servicios se amparan en el derecho de asociación sindical (artículo 39 de la Constitución) y en la autonomía de la organización para darse sus propios medios de comunicación y participación. Su uso se somete a la Constitución, a la ley colombiana, a los estatutos del sindicato y a las resoluciones que expidan sus órganos de dirección.
3. Servicios que ofrece
- Información institucional del sindicato y de la Subdirectiva Bogotá.
- Consulta asistida sobre la Convención Colectiva, las elecciones y el sindicato, con apoyo de inteligencia artificial.
- Envío de documentos oficiales: Convención, resoluciones y comunicados.
- Atención por WhatsApp, automática o por una persona del sindicato.
- Votaciones y consultas sindicales con voto secreto, cuando el sindicato las convoca por estos medios (punto 5).
- Espacios de participación, como el foro de la Red de Mujeres.
4. Quién puede usarlos
La información pública y los espacios de participación están abiertos a cualquiera. En cambio:
- Las votaciones, cuando se convocan, están reservadas a los afiliados activos inscritos en el padrón.
- La plataforma del personal está reservada al equipo de la Subdirectiva, con una credencial que da el sindicato según el cargo. Ser afiliado no da acceso a ella: para tus consultas, escribe al bot de WhatsApp.
Cuando hay una votación convocada, la verificación depende del canal, y conviene que sepas exactamente cómo funciona cada uno:
- Para votar por WhatsApp: se verifica que escribes desde el número de celular registrado a tu nombre y que escribes tu cédula completa. No se envía un código adicional, porque el propio número ya es la credencial. Por eso es importante que avises si cambias de línea o pierdes el teléfono.
- Para votar por correo electrónico: se envía un código de seis dígitos de un solo uso a tu correo registrado, que vence en 10 minutos.
- Para votar presencialmente: un jurado de votación coteja tu cédula física y te entrega un código escrito para que lo digites en la tableta.
Eres responsable de la veracidad de los datos que suministras y de no compartir tus códigos con nadie.
5. Las votaciones, cuando el sindicato las convoca
La votación por estos medios no está abierta todo el tiempo: se abre solo cuando el sindicato convoca una jornada, y lo anuncia por sus canales. Las condiciones de cada jornada —quién vota, las formas de votar, los puestos y los plazos— están en los Términos de la votación. Mientras haya una jornada abierta, rigen además estas reglas:
| Regla | Cómo se garantiza |
|---|---|
| Un afiliado, un voto | El derecho a votar se ancla a la cédula, no al teléfono. La base de datos rechaza cualquier segundo intento, venga por WhatsApp o por correo. |
| El voto es secreto | La identidad de quien votó y la opción elegida se guardan en registros separados, sin vínculo posible entre ellos. |
| Queda comprobante | Recibes un código que prueba que votaste, pero que no revela tu elección. |
| Resultados agregados | Solo se publican totales por opción, nunca votos individuales ni su hora. |
| Cambiar de celular no da otro voto | Si actualizas tu número, el sistema sigue reconociendo por tu cédula que ya votaste. |
Los procesos electorales se rigen por los estatutos y las resoluciones del sindicato. La plataforma es el medio técnico, y sus registros son auxiliares de los mecanismos estatutarios de garantía —la Comisión de Garantías Electorales y la Fiscalía—, que pueden auditarlos.
6. Uso adecuado
Al usar estos servicios te comprometes a no:
- Usarlos para fines ilícitos, fraudulentos o que afecten derechos de terceros.
- Suplantar a otro afiliado o intentar votar en su nombre.
- Manipular, alterar o interferir en una votación o en sus resultados.
- Publicar contenido ofensivo, discriminatorio, difamatorio o que constituya acoso.
- Divulgar datos personales de terceros sin su consentimiento.
- Intentar acceder sin autorización a áreas restringidas, ni realizar pruebas de intrusión sobre los sistemas.
- Automatizar el uso del servicio o saturarlo con peticiones masivas.
El incumplimiento puede conllevar la suspensión del acceso, sin perjuicio de las acciones estatutarias, disciplinarias, civiles o penales que correspondan. La suplantación en un proceso electoral es especialmente grave y será puesta en conocimiento de los órganos de garantía.
7. Inteligencia artificial: alcance y límites
Una parte de las respuestas del bot se genera con apoyo de inteligencia artificial. Queremos ser explícitos sobre su alcance:
- Las respuestas tienen carácter informativo y orientativo. No sustituyen el texto oficial de la Convención Colectiva, los estatutos, las resoluciones ni la asesoría jurídica del sindicato.
- La IA puede equivocarse. Por eso siempre indica el artículo o la resolución de donde sale el dato: para que puedas verificarlo.
- La IA no adopta decisiones con efectos sobre las personas. No decide afiliaciones, cuotas, sanciones ni resultados electorales: eso lo hacen siempre personas.
- La plataforma no ejecuta modelos de IA localmente: consulta un servicio externo por API, al que no se le envían identificadores personales y que no usa el contenido para entrenar sus modelos.
- Ante cualquier discrepancia entre lo que diga el asistente y un documento oficial, prevalece el documento oficial.
El detalle está en Transparencia con la IA y en la Política de Privacidad, punto 6.
8. Contenido publicado por las personas usuarias
En los espacios de participación —como el foro de la Red de Mujeres— las opiniones son responsabilidad de quien las escribe y no representan la posición oficial del sindicato ni del desarrollador.
La Secretaría correspondiente modera esos espacios y puede retirar contenidos que incumplan estos términos. Al publicar, autorizas al sindicato a mostrar tu mensaje dentro de la plataforma; puedes pedir su retiro cuando quieras.
9. Disponibilidad del servicio
Procuramos la mayor disponibilidad posible; por eso, cuando el sindicato convoca una votación, esta tiene dos canales redundantes (WhatsApp y correo). Aun así puede haber interrupciones por mantenimiento o por fallas de proveedores que no controlamos —WhatsApp/Meta, el proveedor de IA, el alojamiento o tu propia conexión—. No garantizamos disponibilidad ininterrumpida.
Si un canal falla durante una votación, el sindicato informará por los medios disponibles y, de ser necesario, habilitará mecanismos alternos conforme a sus estatutos.
10. Datos personales
El tratamiento de tus datos se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales y la Política de Cookies, conforme al artículo 15 de la Constitución y la Ley 1581 de 2012. Recuerda que tu afiliación sindical es un dato sensible y nadie está obligado a suministrarlo.
11. Propiedad intelectual
Los contenidos institucionales, la marca y los documentos sindicales pertenecen a SINTRAEMSDES. La plataforma tecnológica que los soporta pertenece a Monova.Tech. No está permitida su reproducción con fines comerciales sin autorización escrita. El uso informativo por parte de los afiliados sí está permitido y se estimula.
12. Roles y responsabilidades
| Quién | De qué responde |
|---|---|
| SINTRAEMSDES Bogotá responsable del tratamiento | Define para qué se usan los datos, autoriza los accesos y decide sobre las actuaciones sindicales. Los contenidos institucionales y las decisiones de la organización son suyos. |
| Monova.Tech encargado del tratamiento | Desarrolla y opera la plataforma siguiendo las instrucciones del responsable. No usa los datos para fines propios ni los comercializa. |
| Dirigentes y funcionarios | Acceden en ejercicio de sus funciones estatutarias, con permisos según su rol y bajo registro de auditoría. Responden por el uso adecuado de la información que consultan. Sus condiciones están en los Términos de uso para colaboradores. |
| Personas usuarias | Responden por la veracidad de sus datos, por el resguardo de sus códigos de acceso y por el contenido que publican. |
13. Limitación de responsabilidad
Dentro de los límites que permite la ley colombiana:
- Ni el sindicato ni el desarrollador responden por fallas de servicios de terceros que no controlan, ni por las interrupciones que de ellas se deriven.
- Las respuestas de inteligencia artificial son orientativas; frente a cualquier discrepancia prevalece el texto oficial.
- No se responde por el uso indebido que un tercero haga de las credenciales o códigos que una persona usuaria haya compartido.
Lo anterior no limita las obligaciones legales en materia de protección de datos, ni la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni los derechos irrenunciables de los titulares y de los trabajadores.
14. Modificaciones y vigencia
El sindicato puede actualizar estos términos. La versión vigente será siempre la publicada en esta página, con su fecha. Si un cambio es sustancial, se avisará por los canales del sindicato. El uso continuado después del aviso implica aceptación.
Hasta el 25 de septiembre de 2026 había un solo texto de términos para todas las personas usuarias. Desde esa fecha son dos: estos, para los afiliados y el público, y los Términos de uso para colaboradores.
15. Contacto, quejas y ley aplicable
Para dudas, quejas o reclamos sobre estos términos o sobre el tratamiento de datos:
SINTRAEMSDES Subdirectiva Bogotá — Secretaría General
Correo: recepcion@sintraemsdesbog.org
Sede: Avenida Calle 24 # 37-15, Bogotá D.C., Colombia
En materia de protección de datos puedes acudir también a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Estos términos se rigen por la legislación de la República de Colombia, en particular la Constitución Política, el Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. Las controversias se someterán a los jueces colombianos.