Términos de uso para colaboradores
Adoptados por SINTRAEMSDES Subdirectiva Bogotá · Última actualización: 21 de octubre de 2026
Estos términos son para las personas del equipo de la Subdirectiva —dirigentes y funcionarios— a quienes el sindicato les dio una credencial para entrar a la plataforma del personal. Si eres afiliada o afiliado y usas el sitio, el bot o el foro, lo tuyo está en los Términos de uso para afiliados.
En resumen
- 🔑 La plataforma del personal es para el equipo de la Subdirectiva, con una credencial que da el sindicato según tu cargo. Ser afiliado no da acceso.
- 🪪 Tus códigos y tus enlaces —el de entrar y el de cada aviso— son personales: no se comparten con nadie.
- 👁️ Cada cargo ve solo lo que su función requiere, y cada consulta y cada cambio quedan registrados: quién, qué y cuándo.
- 🔒 Los datos de los afiliados que consultas son de ellos. Su afiliación es un dato sensible, y los consultas solo en ejercicio de tus funciones.
- 🤖 Lo que responde la inteligencia artificial es orientativo; las decisiones las toman siempre personas.
1. Objeto y aceptación
Estos términos regulan el uso de la plataforma del personal de SINTRAEMSDES Subdirectiva Bogotá: el panel de funcionarios y el ERP con los que el equipo gestiona el trabajo interno del sindicato, las funciones del bot de WhatsApp reservadas al personal y los avisos que la plataforma envía por WhatsApp y por correo. El desarrollo y la operación técnica los provee Monova.Tech por encargo del sindicato.
Al entrar con tu credencial aceptas estas condiciones. Tus trámites personales como afiliada o afiliado, si lo eres, los puedes seguir haciendo presencialmente en la sede: nadie está obligado a usar medios digitales para ellos.
2. Fundamento
La plataforma se ampara en el derecho de asociación sindical (artículo 39 de la Constitución) y en la autonomía de la organización para darse sus propios medios de gestión, comunicación y participación. Su uso se somete a la Constitución, a la ley colombiana, a los estatutos del sindicato y a las resoluciones que expidan sus órganos de dirección.
3. Qué es la plataforma del personal
- El panel de funcionarios y el ERP, para la gestión interna del sindicato —la correspondencia, los documentos, la tesorería y la base de afiliados, entre otros—, restringidos por cargo.
- Las funciones del bot de WhatsApp para el personal, que reconoce tu cargo por el celular registrado en tu credencial.
- Los avisos que la plataforma envía por WhatsApp y por correo, cuyo enlace sirve para aportar o firmar lo que te corresponde.
4. Quién puede entrar y cómo
La plataforma del personal está reservada a las personas expresamente autorizadas por el sindicato, según su cargo. La autorización es una credencial a tu nombre y con tu cédula. Ser afiliado no da acceso.
Se entra por la página de entrada del sitio («Ingresar»):
- con tu cédula y un código de un solo uso que llega a tu correo registrado y, si escribiste al WhatsApp del sindicato en las últimas 24 horas, también por WhatsApp; o
- con «Entrar con WhatsApp»: envías desde tu celular registrado el mensaje que prepara la página, y te respondemos por ahí con un enlace y un código.
Los códigos y los enlaces vencen en minutos y sirven una sola vez. Tu sesión es una sola: si entras desde otro equipo, la anterior se cierra.
Con tu credencial eres responsable de:
- No compartir tus códigos ni tus enlaces —el de entrar y el de cada aviso— con nadie: quien los tiene actúa en tu nombre.
- La veracidad de los datos que suministras. Y es importante que avises si cambias de línea o pierdes el teléfono: tu celular registrado es parte de tu credencial.
5. Lo que se registra y lo que se mide
- Accedes en ejercicio de tus funciones estatutarias, con los permisos de tu cargo. Lo que tu cargo no requiere, no lo ves.
- Cada consulta y cada cambio quedan en un registro de auditoría: quién, qué y cuándo.
- Lo que resuelve cada persona del equipo en el ERP —qué pendiente, cuándo y si fue dentro de su plazo— se mide para reconocer el trabajo y ver dónde se atasca un trámite. Puedes ver de dónde sale tu cifra y pedir que se revise; quien la revisa puede retirar de la cuenta lo que no corresponda, y queda escrito. El detalle está en la Política de Privacidad, puntos 3 y 5.
6. Los datos de los afiliados
Los datos que consultas en la plataforma son de sus titulares, y el sindicato los custodia para poder representarlos. La afiliación sindical es un dato sensible (Política de Privacidad, punto 4): su acceso está restringido incluso dentro del propio sindicato, y respondes por el uso adecuado de la información que consultas.
7. Uso adecuado
Al usar la plataforma te comprometes a no:
- Usarla para fines ilícitos, fraudulentos o que afecten derechos de terceros.
- Suplantar a otra persona, entrar con la credencial de otra ni prestar la tuya.
- Divulgar datos personales de terceros —de los afiliados o del equipo— sin su consentimiento.
- Manipular, alterar o interferir en una votación o en sus resultados.
- Publicar contenido ofensivo, discriminatorio, difamatorio o que constituya acoso.
- Intentar acceder sin autorización a áreas restringidas, ni realizar pruebas de intrusión sobre los sistemas.
- Automatizar el uso del servicio o saturarlo con peticiones masivas.
El incumplimiento puede conllevar la suspensión del acceso, sin perjuicio de las acciones estatutarias, disciplinarias, civiles o penales que correspondan. La suplantación en un proceso electoral es especialmente grave y será puesta en conocimiento de los órganos de garantía.
8. Inteligencia artificial: alcance y límites
Una parte de las respuestas se genera con apoyo de inteligencia artificial. Queremos ser explícitos sobre su alcance:
- Las respuestas tienen carácter informativo y orientativo. No sustituyen el texto oficial de la Convención Colectiva, los estatutos, las resoluciones ni la asesoría jurídica del sindicato.
- La IA puede equivocarse. Por eso siempre indica el artículo o la resolución de donde sale el dato: para que puedas verificarlo.
- La IA no adopta decisiones con efectos sobre las personas. No decide afiliaciones, cuotas, sanciones ni resultados electorales: eso lo hacen siempre personas.
- La plataforma no ejecuta modelos de IA localmente: consulta un servicio externo por API, al que no se le envían identificadores personales y que no usa el contenido para entrenar sus modelos.
- Ante cualquier discrepancia entre lo que diga el asistente y un documento oficial, prevalece el documento oficial.
El detalle está en Transparencia con la IA y en la Política de Privacidad, punto 6.
9. Disponibilidad del servicio
Procuramos la mayor disponibilidad posible. Aun así puede haber interrupciones por mantenimiento o por fallas de proveedores que no controlamos —WhatsApp/Meta, el correo, el proveedor de IA, el alojamiento o tu propia conexión—. No garantizamos disponibilidad ininterrumpida.
10. Datos personales
El tratamiento de los datos —los tuyos como persona del equipo y los de los afiliados que consultas— se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales y la Política de Cookies, conforme al artículo 15 de la Constitución y la Ley 1581 de 2012.
11. Propiedad intelectual
Los contenidos institucionales, la marca y los documentos sindicales pertenecen a SINTRAEMSDES. La plataforma tecnológica que los soporta pertenece a Monova.Tech. No está permitida su reproducción con fines comerciales sin autorización escrita.
12. Roles y responsabilidades
| Quién | De qué responde |
|---|---|
| SINTRAEMSDES Bogotá responsable del tratamiento | Define para qué se usan los datos, autoriza los accesos y decide sobre las actuaciones sindicales. Los contenidos institucionales y las decisiones de la organización son suyos. |
| Monova.Tech encargado del tratamiento | Desarrolla y opera la plataforma siguiendo las instrucciones del responsable. No usa los datos para fines propios ni los comercializa. |
| Dirigentes y funcionarios | Acceden en ejercicio de sus funciones estatutarias, con permisos según su rol y bajo registro de auditoría. Responden por el uso adecuado de la información que consultan, por el resguardo de sus códigos y enlaces de acceso y por el contenido que publican. |
13. Limitación de responsabilidad
Dentro de los límites que permite la ley colombiana:
- Ni el sindicato ni el desarrollador responden por fallas de servicios de terceros que no controlan, ni por las interrupciones que de ellas se deriven.
- Las respuestas de inteligencia artificial son orientativas; frente a cualquier discrepancia prevalece el texto oficial.
- No se responde por el uso indebido que un tercero haga de las credenciales, códigos o enlaces que una persona usuaria haya compartido.
Lo anterior no limita las obligaciones legales en materia de protección de datos, ni la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni los derechos irrenunciables de los titulares y de los trabajadores.
14. Modificaciones y vigencia
El sindicato puede actualizar estos términos. La versión vigente será siempre la publicada en esta página, con su fecha. Si un cambio es sustancial, se avisará por los canales del sindicato. El uso continuado después del aviso implica aceptación.
Hasta el 25 de septiembre de 2026 había un solo texto de términos para todas las personas usuarias. Desde esa fecha son dos: estos, para el equipo que entra con credencial, y los Términos de uso para afiliados.
15. Contacto, quejas y ley aplicable
Para dudas, quejas o reclamos sobre estos términos o sobre el tratamiento de datos:
SINTRAEMSDES Subdirectiva Bogotá — Secretaría General
Correo: recepcion@sintraemsdesbog.org
Sede: Avenida Calle 24 # 37-15, Bogotá D.C., Colombia
En materia de protección de datos puedes acudir también a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Estos términos se rigen por la legislación de la República de Colombia, en particular la Constitución Política, el Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. Las controversias se someterán a los jueces colombianos.