Política de Tratamiento de Datos Personales
Adoptada por SINTRAEMSDES Subdirectiva Bogotá · Última actualización: julio de 2026
Lo esencial, en pocas palabras
- 🪪 Tus datos son tuyos. El sindicato solo los custodia para poder representarte.
- 🤐 Estar afiliado a un sindicato es un dato sensible. La ley lo protege de forma reforzada y nadie está obligado a entregarlo.
- 🗳️ Tu voto es secreto. Guardamos por separado que votaste y qué elegiste, sin ningún vínculo entre las dos cosas.
- 🤖 Usamos inteligencia artificial para responder tus dudas. Le enviamos tu pregunta, nunca tu nombre, tu cédula ni tu número.
- 🚫 No vendemos ni cedemos tus datos. Ni a tu empleador, ni a partidos, ni a empresas de publicidad.
- ✋ Puedes pedirnos ver, corregir o borrar tus datos, y retirar tu autorización cuando quieras.
Abajo está el detalle completo. Si algo no te queda claro, escríbenos: tenemos el deber de explicártelo.
1. Quién responde por tus datos
| Responsable del tratamiento | SINTRAEMSDES — Subdirectiva Bogotá Avenida Calle 24 # 37-15, Bogotá D.C., Colombia Correo: info@sintraemsdesbog.org Área encargada de la atención: Secretaría General |
|---|---|
| Encargado del tratamiento | Monova.Tech — desarrolla y opera la plataforma siguiendo instrucciones del sindicato. No usa los datos para fines propios, no los comercializa ni los cede a terceros distintos de los proveedores listados en el punto 7. |
Las decisiones sobre qué se hace con tus datos son siempre del sindicato. El desarrollador solo ejecuta lo que la organización le instruye.
2. En qué nos basamos
Esta política se rige por el ordenamiento jurídico colombiano:
- Constitución Política, artículo 15 — el habeas data: toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ella, y a que se respete su intimidad personal y familiar.
- Constitución Política, artículo 39 — el derecho a fundar sindicatos y afiliarse libremente, sin intervención del Estado. De ahí que tu afiliación merezca protección especial.
- Constitución Política, artículo 20 — la libertad de expresar y recibir información veraz e imparcial, que sustenta los espacios de participación de esta plataforma.
- Constitución Política, artículo 29 — el debido proceso, que aplica a los procedimientos internos y electorales del sindicato.
- Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 — régimen general de protección de datos personales.
- Ley 1266 de 2008 — habeas data, en lo que resulte aplicable.
- Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, que precisó el alcance de la protección de los datos sensibles.
- Código Sustantivo del Trabajo y los estatutos del sindicato, para lo relativo a la actividad sindical.
3. Qué datos tratamos
| Dato | Para qué lo usamos |
|---|---|
| Nombre completo y cédula | Identificarte como afiliado y habilitarte para votar |
| Número de celular (WhatsApp) | Atenderte por el bot y enviarte códigos de acceso |
| Correo electrónico | Canal alterno para votar y para entrar al panel si WhatsApp falla |
| Contenido de tus mensajes y notas de voz | Responder tus consultas |
| Registro de que votaste y tu comprobante | Garantizar que cada persona vote una sola vez |
| Accesos al panel (rol, fecha y hora) | Auditoría: saber quién consultó o modificó qué |
No recogemos datos sobre tu salud, tu orientación sexual, tu religión, tus opiniones políticas ni datos biométricos. Tampoco te rastreamos con publicidad ni construimos perfiles de tu comportamiento.
4. Tu afiliación sindical es un dato sensible
El artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 clasifica la afiliación a sindicatos como dato sensible, junto con los datos de salud o de origen étnico. Esto tiene tres consecuencias que queremos que conozcas:
- Nadie está obligado a entregarlo. Puedes negarte a suministrar datos sensibles, y no podemos exigírtelos.
- Requiere autorización explícita. No basta con tu silencio: hace falta que aceptes de forma clara e informada.
- Se protege de forma reforzada. Su divulgación indebida podría exponerte a discriminación laboral, y por eso restringimos su acceso incluso dentro del propio sindicato.
Por esa razón, las consultas sobre si una cédula pertenece al padrón están limitadas en frecuencia y quedan registradas. Buscamos impedir que un tercero averigüe, probando cédulas una por una, quiénes están sindicalizados.
5. Para qué usamos tus datos
- Verificar tu identidad como afiliado y habilitarte para votar.
- Garantizar que cada afiliado vote una sola vez, sin importar el canal que use.
- Responder tus consultas sobre la Convención Colectiva, las elecciones y el sindicato.
- Convocarte a asambleas, votaciones y actividades sindicales.
- Mantener el padrón de afiliados y la gestión administrativa de la organización.
- Atender los casos jurídicos y las reclamaciones que nos presentes.
- Cumplir obligaciones legales y estatutarias, y atender requerimientos de autoridad competente.
No usamos tus datos para ninguna otra finalidad. Si el sindicato quisiera darles un uso distinto en el futuro, tendría que pedirte una nueva autorización.
6. Inteligencia artificial: qué hace y qué no
La plataforma usa inteligencia artificial en tres momentos concretos, y en ninguno más:
| Cuándo | Qué se envía al proveedor de IA |
|---|---|
| Cuando preguntas por la Convención o las elecciones | Únicamente el texto de tu pregunta |
| Cuando mandas una nota de voz | Únicamente el audio, para transcribirlo |
| Cuando pides la respuesta hablada | Únicamente el texto de la respuesta, para convertirlo en voz |
Lo que NUNCA sale hacia la inteligencia artificial
- Tu nombre, tu cédula y tu número de teléfono.
- Tu correo electrónico.
- Tu voto, ni el hecho de que hayas votado.
- Cualquier dato del padrón, de la contabilidad o del panel administrativo.
El sistema está construido para que a la IA solo llegue el contenido de la consulta, desligado de quién la formuló. Ese flujo se verifica técnicamente.
¿Se usa lo que escribes para entrenar los modelos?
No. Contratamos los servicios de IA en su modalidad empresarial por API, no en la versión de consumo. Bajo esa modalidad el proveedor no utiliza el contenido para entrenar ni mejorar sus modelos: solo lo procesa para devolver la respuesta. Puede conservarlo hasta 30 días con el único fin de detectar usos abusivos, y después lo elimina.
¿La IA decide algo sobre ti?
No. La inteligencia artificial únicamente informa. No decide tu afiliación, ni tus cuotas, ni el resultado de una votación, ni ningún trámite. Toda decisión con efectos sobre una persona la toma un ser humano de la subdirectiva. No hacemos perfilamiento ni decisiones automatizadas, en coherencia con las garantías del artículo 15 de la Constitución y el debido proceso del artículo 29.
¿Dónde corre la IA?
Es un servicio externo al que se consulta por API. En el servidor del sindicato no se ejecuta ningún modelo de inteligencia artificial: allí solo viven la página web, el panel y la base de datos. Esto implica una transferencia internacional, limitada al contenido de la consulta (ver punto 8).
¿Puede equivocarse?
Sí. Las respuestas son orientativas y pueden contener errores. Ante cualquier duda con efectos jurídicos o económicos prevalece el texto oficial de la Convención Colectiva, los estatutos o la resolución correspondiente. El asistente siempre indica de qué artículo sale el dato, justamente para que puedas verificarlo. Más detalle en Transparencia con la IA.
Una recomendación
Como el texto de tu pregunta sí viaja al servicio de IA, evita escribir datos sensibles dentro de las preguntas (por ejemplo, información de salud). Si necesitas un trámite personal, escríbele directamente a la subdirectiva.
7. Con quién compartimos tus datos
Solo con los proveedores estrictamente necesarios para que la plataforma funcione, y con la información mínima:
| Proveedor | Para qué | Qué recibe |
|---|---|---|
| Meta / WhatsApp | Canal de conversación | Tu número y el contenido de los mensajes |
| Google Workspace | Correo institucional del sindicato | Tu correo y el contenido del mensaje |
| Proveedor de IA | Responder consultas y transcribir voz | Solo el texto o el audio de la consulta |
| OVH | Alojamiento del servidor | Custodia la base de datos |
| Cloudflare | Verificación anti-robot | Datos técnicos del navegador, no tu identidad |
Nunca compartimos tus datos con tu empleador, ni con partidos políticos, ni con empresas de publicidad o mercadeo. Solo los entregamos a una autoridad si media orden judicial o requerimiento legal válido y, en ese caso, te lo informamos salvo que la ley lo prohíba.
8. Transferencia internacional
Algunos de esos proveedores tienen servidores fuera de Colombia. Eso implica una transferencia internacional de datos, limitada a lo indispensable y amparada en tu autorización, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Exigimos a esos proveedores estándares de seguridad equivalentes a los que aplicamos nosotros.
9. El voto es secreto: cómo lo garantizamos
Este punto merece explicación aparte, porque es el corazón de la democracia sindical.
Cuando votas, el sistema guarda dos registros en tablas separadas y sin ningún vínculo entre ellas:
- Uno dice: «esta cédula ya votó, y su comprobante es este». No contiene la opción elegida.
- Otro dice: «se sumó un voto a esta plancha». No contiene cédula, ni teléfono, ni comprobante.
No existe ninguna columna, llave ni referencia que permita unirlos. Ni la junta directiva, ni el panel de administración, ni el desarrollador pueden reconstruir por quién votó una persona. El comprobante que recibes prueba que votaste, pero no revela tu elección.
La base de datos impide además que una misma cédula vote dos veces, sin importar si lo intenta por WhatsApp o por correo. El derecho a votar está anclado a la cédula, no al teléfono: cambiar de número no habilita un segundo voto.
10. Tus derechos
El artículo 15 de la Constitución y el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 te garantizan:
- Conocer gratuitamente qué datos tuyos tenemos y cómo los usamos.
- Actualizar y rectificar los que estén incompletos, desactualizados o sean inexactos.
- Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste.
- Ser informado, cuando lo pidas, del uso que le hemos dado a tus datos.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio si consideras que vulneramos la ley.
- No entregar datos sensibles, incluida tu afiliación sindical, sin que ello te acarree consecuencia alguna.
11. Cómo ejercer tus derechos
Escríbenos a info@sintraemsdesbog.org, háblale al bot del sindicato por WhatsApp, o acércate a la sede en la Avenida Calle 24 # 37-15, Bogotá. Indícanos tu nombre, tu cédula, qué solicitas y un canal de respuesta.
| Tipo de solicitud | Plazo máximo de respuesta |
|---|---|
| Consulta — quiero saber qué datos tienen sobre mí | 10 días hábiles, prorrogables por 5 más avisándote |
| Reclamo — corregir, actualizar, suprimir o revocar | 15 días hábiles, prorrogables por 8 más avisándote |
Si tu reclamo llega incompleto, te lo diremos dentro de los 5 días siguientes para que lo completes. Si pasados dos meses no lo haces, entenderemos que desististe.
Si retiras tu autorización dejaremos de tratar tus datos. Ten en cuenta que algunos servicios dejarán de estar disponibles —por ejemplo, no podrás votar por estos medios—, porque necesitamos verificar tu identidad para prestarlos.
12. Cómo protegemos la información
- Cifrado en tránsito con certificados TLS válidos en todo el sitio.
- Acceso por roles: cada dirigente ve solo los módulos que su cargo requiere.
- Códigos de un solo uso para entrar al panel, que vencen en minutos y se guardan cifrados, nunca en texto plano.
- Registro de auditoría de cada consulta y cada cambio: quién, qué y cuándo.
- Servidor propio con cortafuegos, bloqueo de intentos de intrusión y acceso exclusivamente con llave criptográfica.
- Copias de seguridad periódicas de la base de datos.
Ningún sistema es infalible. Si llegara a ocurrir un incidente que comprometa tus datos, te lo informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio, como exige la ley.
13. Cuánto tiempo conservamos tus datos
Mientras mantengas tu afiliación y durante el tiempo que exijan las obligaciones legales, contables y estatutarias. Los registros electorales se conservan según los estatutos y las resoluciones de cada proceso, como garantía de transparencia. Cuando dejan de ser necesarios, se eliminan o se anonimizan.
14. Menores de edad
La plataforma está dirigida a personas trabajadoras afiliadas, mayores de edad. No recogemos datos de menores de forma consciente. Si detectamos alguno, lo eliminamos.
15. Cambios en esta política
Si la modificamos, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha y lo avisaremos por los canales del sindicato. Si el cambio afecta la finalidad del tratamiento, te pediremos una nueva autorización.
16. Contacto y ley aplicable
SINTRAEMSDES Subdirectiva Bogotá — Secretaría General
Correo: info@sintraemsdesbog.org
Sede: Avenida Calle 24 # 37-15, Bogotá D.C., Colombia
Esta política se rige por la legislación de la República de Colombia. Cualquier controversia se someterá a los jueces colombianos.