Política de Tratamiento de Datos Personales
SINTRAEMSDES Subdirectiva Bogotá · Última actualización: julio de 2026
1. Responsable del tratamiento
SINTRAEMSDES – Subdirectiva Bogotá (el "Sindicato"), como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de sus canales digitales (bot de WhatsApp, sitio web y plataforma del afiliado).
- Dirección: Avenida Calle 24 # 37-15, Bogotá D.C., Colombia.
- Teléfono: +57 601 637 7080 · WhatsApp: +57 305 899 5520.
- Correo para asuntos de datos personales: monoinnova@gmail.com.
2. Datos que recolectamos
- Número de WhatsApp (para atenderte por ese canal e identificarte en el padrón).
- Cédula (para verificar tu condición de afiliado y garantizar "un afiliado, un voto").
- Nombre (del padrón de afiliados).
- Contenido de tus conversaciones con el bot (preguntas, mensajes).
- Notas de voz que envíes (se transcriben para responderte).
- Participación en votaciones (el hecho de que votaste y un comprobante). Tu voto es secreto: ver la sección 6.
- Registros técnicos (fecha y hora de las interacciones) con fines de auditoría y seguridad.
3. Finalidades del tratamiento
- Prestar los servicios de la plataforma sindical: información, atención de dudas sobre la Convención Colectiva y participación en votaciones.
- Verificar tu condición de afiliado y la integridad de las votaciones.
- Enviarte comunicaciones relacionadas con tu afiliación y con la gestión sindical.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades.
- Mejorar el servicio y garantizar la seguridad de la plataforma.
4. Uso de inteligencia artificial y qué datos se comparten
El módulo de consulta usa un servicio de inteligencia artificial (OpenAI) para responder preguntas sobre la Convención y para transcribir y generar notas de voz. Con total transparencia, esto es lo que se comparte y lo que NO:
| SÍ se envía a la IA | NO se envía a la IA |
|---|---|
| El texto de tu pregunta; el audio de tu nota de voz; el texto de la respuesta (para convertirla en voz). | Tu número de teléfono, tu cédula, tu nombre, tus votos ni ningún dato del padrón. |
La IA recibe únicamente el contenido de la consulta, sin identificadores que permitan saber quién pregunta. Puedes consultar el detalle técnico en nuestra página de transparencia con la IA.
Recomendación: no incluyas datos sensibles (cédula, salud, etc.) dentro del texto de tus preguntas, ya que ese texto sí viaja al servicio de IA.
4.1. ¿Se usa tu información para entrenar modelos de IA?
No. Contratamos la inteligencia artificial en modalidad API para empresas: bajo esas condiciones el proveedor no emplea el contenido enviado para entrenar ni mejorar sus modelos. Puede conservarlo hasta 30 días solo para detectar abusos y después lo elimina. Como no enviamos identificadores, ese contenido no puede asociarse contigo.
4.2. IA local frente a IA por API
En el servidor del sindicato no se ejecuta ningún modelo de inteligencia artificial; allí solo residen el sitio web, el panel de gestión y la base de datos. La IA es un servicio externo al que se consulta por API, enviándole exclusivamente el contenido de la pregunta. Esto implica una transferencia internacional limitada, descrita en el numeral 5.
4.3. Sin decisiones automatizadas
La IA solo informa: no decide sobre tu afiliación, tu voto, tus cuotas ni ningún trámite. Toda decisión con efectos jurídicos o económicos sobre ti la adopta una persona de la organización sindical. Sus respuestas son orientativas y pueden contener errores; prevalece siempre el texto oficial de la Convención, los estatutos o la resolución aplicable.
4.4. WhatsApp: alcance de nuestro control
WhatsApp es el canal de conversación y es un servicio de Meta. Los mensajes transitan por su infraestructura y quedan sujetos además a las políticas de Meta/WhatsApp, que esta organización no controla ni puede modificar, incluidos los tratamientos que Meta realice conforme a sus propios términos. Nuestra responsabilidad y nuestras garantías aplican a lo que ocurre dentro de esta plataforma. Si prefieres no usar WhatsApp, puedes realizar tus trámites presencialmente en la sede.
5. Encargados y transferencia internacional de datos
Para operar la plataforma nos apoyamos en proveedores tecnológicos (encargados del tratamiento). Algunos están ubicados fuera de Colombia, por lo que autorizas la transferencia internacional de los datos estrictamente necesarios:
| Proveedor | Función | Datos que procesa |
|---|---|---|
| Meta (WhatsApp) | Canal de mensajería | Mensajes y número (es el medio) |
| OpenAI | Inteligencia artificial | Contenido de consultas (sin identificadores) |
| OVH / Dongee | Hospedaje de la plataforma y la base de datos | Datos en reposo y en tránsito |
6. Voto secreto
Cuando votas, el sistema guarda por separado: (a) el hecho de que votaste, con tu cédula y un comprobante; y (b) la opción elegida, sin ningún dato que te identifique. No existe forma, desde el panel de administración, de saber qué opción eligió cada persona. El panel solo muestra los totales por opción. Así garantizamos el carácter secreto del voto y, a la vez, que cada afiliado vote una sola vez.
7. Tus derechos como titular
Conforme a la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se da a tus datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Para ejercerlos, escríbenos a monoinnova@gmail.com indicando tu solicitud. Responderemos en los términos de ley (consulta: 10 días hábiles; reclamo: 15 días hábiles).
8. Autorización
Al usar el bot de WhatsApp y la plataforma del afiliado, y al continuar la conversación tras el aviso de privacidad, autorizas de manera libre, previa, expresa e informada el tratamiento de tus datos personales conforme a esta política, incluida la transferencia internacional descrita.
9. Seguridad y conservación
Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger tus datos (cifrado en tránsito, control de acceso, respaldos). Conservamos los datos mientras dure tu afiliación y por el tiempo que exijan las obligaciones legales.
10. Vigencia y cambios
Esta política rige desde su publicación. Cualquier cambio sustancial se comunicará por los canales del Sindicato.